Cómo evitar problemas en el flujo de caja al comprar refacciones a crédito

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Cómo evitar problemas en el flujo de caja al comprar refacciones a crédito

23 horas Marina 2344

Comprar los productos a crédito en tu refaccionaria puede ser una gran ayuda o un gran problema, dependiendo de la estrategia que utilices. En este artículo, te compartiremos los mejores consejos para evitar problemas de flujo de caja al comprar refacciones a crédito.

Evita sobredimensionar tu inventario de refacciones

Un problema muy común que estanca tu dinero y afecta el flujo de caja es sobre abastecer el inventario. Evita caer en compras innecesarias, solo porque cuentan con promociones de crédito por volumen.

Estas compras son normalmente realizadas por impulso, pero debe crearse una estrategia de abastecimiento que te permita analizar cuál es el máximo de refacciones que debes tener en stock.

¿Por qué es un problema comprar productos de más?

Según el artículo Conoce qué es el flujo de efectivo y cómo aplicarlo, de BBVA México, “Comprar más de lo necesario inmoviliza efectivo que podrías utilizar en otras áreas prioritarias”.

Esto significa que el dinero invertido en producto que no se vende, quedará estancado en almacén hasta que se realice la venta. Pueden ser incluso meses, en que no puedas utilizar ese dinero en otros gastos operativos como los servicios de agua, luz, nóminas o incluso invertir en productos de mayor rotación.

1. Plazos de crédito de tus clientes vs Proveedores

Para evitar problemas en el flujo de caja en tu refaccionaria, debes asegurarte de que el plazo de crédito que tengas con tus clientes, sea menor que el que manejan tus proveedores con tu refaccionaria.

Según explica BBVA, si tus deudas con los proveedores vencen antes de que tus clientes paguen, afectará negativamente tu flujo de caja. Busca acelerar la cobranza con tus clientes y alargar el plazo de crédito con tus proveedores por medio de la negociación.

2. Realiza un pronóstico del flujo de caja

Analiza los ingresos y salidas en meses anteriores para pronosticar el flujo de caja proyectado. Así podrás prevenir y planificar tus compras a tiempo.

En el artículo de ConnectAmericas Academy, Gestión del Ciclo de Caja y Optimización del Capital de Trabajo, afirman que "El análisis de flujo de caja es fundamental para entender la salud financiera de una empresa y planificar adecuadamente sus recursos". Gestión del Ciclo de Caja y Optimización del Capital de Trabajo

Para comenzar tu pronóstico, es importante definir cuáles son tus gastos fijos, como los sueldos, la renta y servicios; los ingresos previstos, una estimación de las ventas que se realizarán, basadas en los datos históricos de tu refaccionaria y, por último, los gastos variables, como la compra de inventario. Toma en cuenta que estas son sólo las proyecciones y deberás adaptarlas cuando obtengas los datos reales.

Existen varios modelos que puedes utilizar para pronosticar el flujo de caja, como el Modelo Baumol y el Modelo Miller-Orr. Puedes basarte en ellos para calcular tus ingresos y salidas del mes.

En el artículo Administración de las Cuentas por Pagar del IMEF, nos explican que "El presupuesto, al ser la estimación programada de las condiciones de operación, permite conocer con anticipación el monto de los desembolsos necesarios para cubrir las obligaciones.”.

3. Crédito comercial vs Financiamiento Bancario

En un artículo de FundaPymes, nos aclara: “El crédito comercial se refiere a formas de pago a corto plazo. No se acostumbra cobrar intereses por las ventas a crédito respaldadas con facturas comerciales, pero sí se cobran intereses moratorios”

Puedes obtener mejores opciones de crédito por parte de tus proveedores para abastecer el inventario. Normalmente un crédito bancario vendrá con intereses altos, mientras que con tus proveedores puedes llegar a acuerdos para surtir tu inventario y pagarlo 15 o 30 días después.

Otra ventaja de elegir un acuerdo comercial con tus proveedores es que crearás una relación de confianza que te abra las puertas a mejores acuerdos como una línea de crédito o mercancía en consigna.

4. Optimizar el inventario con sistemas digitales

Analizar el flujo de caja es algo que debe realizarse constantemente, por lo que ayudarte de un sistema digital, te ayudará a visualizar en tiempo real los ingresos y salidas de tu refaccionaria, así como el estado de tu inventario.

CubitNet cuenta con un sistema especial para refaccionarias, que te permitirá definir la cantidad que necesitas abastecer en tu inventario, al visualizar las ventas reales de las piezas cada mes.

Además, al centralizar todas tus operaciones en un sólo sistema, evitarás errores humanos como los pagos duplicados, errores en facturación, la compra excesiva de stock, entre otros.

Conocer el Ciclo de Conversión de Efectivo de tu Refaccionaria

Este ciclo, es el tiempo en que pasa entre la compra de refacciones y la recuperación de esa inversión con la venta. Este ciclo se compone de tres variables: Los días de inventario pendiente, los días de ventas pendientes y los días de cuentas por pagar.

La primer variable es el tiempo que tardan las refacciones almacenadas en bodega; la segunda, es el tiempo en que tardan los clientes en pagar un producto vendido (Como es el caso con los créditos con clientes); el tercero es el tiempo que la refaccionaria paga el producto a los proveedores.

Para calcular tu ciclo de conversión, debes sumar los días que las refacciones permanecen en inventario + los días que tardas en cobrarlo a tus clientes. Después, resta el tiempo que tardas en pagarle a los proveedores.

Si tu ciclo de conversión es bajo o negativo, significa que tu inversión se recupera rápido, por lo tanto es un buen ciclo. Si el ciclo es prolongado, tendrás el dinero atrapado en mercancía sin vender. Por lo que tu flujo de caja se verá afectado: Tardarás más en vender el producto, que la vigencia para pagar el crédito.

Lo ideal es lograr vender el producto antes del vencimiento de pago, para pagar la cuenta a tus proveedores con el mismo dinero de la venta.

"La gestión eficiente de las cuentas por pagar es crucial para minimizar el ciclo de conversión de efectivo de una empresa, que es el tiempo que transcurre entre el desembolso de efectivo para la compra de materias primas y la recepción de efectivo de los clientes" - Richard S. Ruback (1983).

¿Qué puedes hacer para mejorar tu Ciclo de Conversión?

Para mejorar tu ciclo de conversión, lo ideal es calcular tu stock máximo. Este límite te ayudará a evitar el exceso de producto de baja rotación y destinar esa inversión a otros productos o al pago de servicios.

"Muchos negocios operan sin un presupuesto claro... lo que puede llevar a una mala previsión de ingresos y gastos, dejando a los propietarios desprevenidos ante emergencias financieras", nos comparten en el artículo ¿Por qué tu negocio tiene problemas de flujo de caja? Errores comunes que debes evitar de UniCCo.

Otra forma, es acelerar la cobranza a los clientes, es decir, si ofreces crédito a tus clientes, asegúrate de que sea más corto que el plazo que te ofrecen los proveedores.

Ahora que si ya tienes una buena relación con tus proveedores, puedes negociar plazos más largos de crédito. Si quieres conocer más sobre los tipos de crédito, te interesará leer el artículo: Las mejores estrategias de crédito con tus proveedores para abastecer el inventario de tu refaccionaria.

"El objetivo es acortar el ciclo de conversión de efectivo para mejorar la liquidez y reducir la necesidad de financiamiento externo" - ConnectAmericas Academy. Gestión del Ciclo de Caja y Optimización del Capital de Trabajo.

Si quieres conocer más consejos para mantener tu inventario bajo control, te interesará leer nuestra guía GRATUITA: Inventario Bajo Control: Estrategias y Recomendaciones.

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